商务函件模板

专业沟通 · 语言得体 · 免费使用

✓ 语言得体 ✓ 格式规范 ✓ 多种类型

商务函件模板

询价函

函件编号:[函件编号]
日期:[YYYY年MM月DD日]

致:[收件方公司名称]
收件人:[收件人姓名/职务]

尊敬的[收件人称谓]:

您好!

感谢您在百忙之中阅读此函。我司是[发件方公司简介],现因[询价原因/项目背景],特向贵公司询价,详情如下:

一、询价项目

项目名称:[项目名称]
项目概述:[项目基本情况描述]
用途说明:[使用目的和要求]

二、产品/服务需求

1. 产品规格要求
• 产品名称:[具体产品名称]
• 技术规格:[详细技术参数]
• 质量标准:[质量要求和标准]
• 数量需求:[具体数量]
• 包装要求:[包装标准和要求]

2. 服务要求(如适用)
• 服务内容:[具体服务内容]
• 服务标准:[服务质量要求]
• 服务期限:[服务时间要求]
• 技术支持:[技术支持要求]

三、商务条件

1. 交货要求
• 交货地点:[具体交货地址]
• 交货时间:期望在[时间]前交货
• 运输方式:[运输方式偏好]
• 验收标准:[验收要求]

2. 付款条件
• 付款方式:[偏好的付款方式]
• 付款期限:[期望的付款条件]
• 发票要求:[发票类型和要求]

3. 其他要求
• 质保期:[质保要求]
• 技术培训:[培训需求]
• 售后服务:[售后服务要求]
• 价格有效期:[期望的报价有效期]

四、报价要求

请贵公司在收到此函后[时间]内,向我司提供详细报价,报价单应包含以下内容:

1. 产品/服务明细及规格说明
2. 单价、总价及价格构成
3. 交货期限和交货条件
4. 付款条件和方式
5. 质量保证和售后服务承诺
6. 报价有效期
7. 相关资质证明材料

五、评标标准

我司将从以下几个方面对报价进行综合评估:
• 价格竞争力(权重[百分比]%)
• 产品/服务质量(权重[百分比]%)
• 交货期限(权重[百分比]%)
• 技术能力(权重[百分比]%)
• 企业信誉(权重[百分比]%)
• 售后服务(权重[百分比]%)

六、公司信息

为便于贵公司了解我司情况,现简要介绍如下:

公司名称:[发件方公司全称]
成立时间:[成立年份]
业务范围:[主要业务]
年营业额:[营业额情况]
员工规模:[员工数量]
主要客户:[主要客户群体]

七、联系方式

如贵公司对此询价有任何疑问,请随时与我司联系:

联系人:[联系人姓名]
职务:[职务]
电话:[联系电话]
手机:[手机号码]
邮箱:[邮箱地址]
传真:[传真号码]
地址:[公司详细地址]

八、特别说明

1. 请在报价中注明所有费用构成,避免后期产生额外费用;
2. 如需样品,我司愿意承担合理的样品费用;
3. 我司承诺对贵公司提供的技术资料和商业信息严格保密;
4. 此次询价不构成任何法律承诺,最终合作以正式合同为准;
5. 我司保留选择供应商的权利,并将在[时间]内通知结果。

我司期待与贵公司建立长期稳定的合作关系,共同发展,互利共赢。感谢贵公司的配合与支持!

顺祝
商祺!

[发件方公司名称]
[发件人姓名]
[职务]
[日期:YYYY年MM月DD日]

附件:
1. 技术要求详细说明
2. 我司资质证明
3. 项目相关资料
4. [其他相关文件]

抄送:[相关部门/人员]
回复函

函件编号:[函件编号]
日期:[YYYY年MM月DD日]

致:[收件方公司名称]
收件人:[收件人姓名/职务]

尊敬的[收件人称谓]:

您好!

感谢您[时间]的来函。我司已收到贵公司《[来函标题]》(文号:[来函编号]),经我司认真研究,现回复如下:

一、来函确认

来函时间:[来函日期]
来函编号:[来函编号]
主要内容:[来函主要内容概述]
涉及事项:[具体事项说明]

二、我司态度/立场

关于贵公司在来函中提到的[具体事项],我司表示:

1. 原则态度
我司[同意/不同意/部分同意]贵公司的[具体提议/要求],主要基于以下考虑:
• [考虑因素一]
• [考虑因素二]
• [考虑因素三]

2. 具体回应

关于[事项一]:
[详细回应内容,说明我司的具体态度、理由和建议]

关于[事项二]:
[详细回应内容,说明我司的具体态度、理由和建议]

关于[事项三]:
[详细回应内容,说明我司的具体态度、理由和建议]

三、解决方案/建议

基于双方的实际情况和共同利益,我司建议:

1. 短期措施
• [具体措施一]:[实施方式和时间]
• [具体措施二]:[实施方式和时间]
• [具体措施三]:[实施方式和时间]

2. 长期安排
• [长期安排一]:[具体内容和目标]
• [长期安排二]:[具体内容和目标]
• [长期安排三]:[具体内容和目标]

四、合作条件/要求

为确保合作顺利进行,我司提出以下条件和要求:

1. 技术要求
• [技术标准和规范]
• [质量控制要求]
• [验收标准]

2. 商务条件
• 价格条件:[价格相关条件]
• 付款方式:[付款条件]
• 交货安排:[交货要求]

3. 法律条件
• 合同条款:[重要合同条件]
• 知识产权:[知识产权约定]
• 争议解决:[争议解决方式]

五、时间安排

我司建议按以下时间安排推进相关工作:

第一阶段([时间段]):
• [具体工作内容]
• [完成时间节点]
• [责任分工]

第二阶段([时间段]):
• [具体工作内容]
• [完成时间节点]
• [责任分工]

第三阶段([时间段]):
• [具体工作内容]
• [完成时间节点]
• [责任分工]

六、风险提示

为避免可能的风险和误解,我司特别提醒:

1. [风险点一]:[具体风险说明和防范措施]
2. [风险点二]:[具体风险说明和防范措施]
3. [风险点三]:[具体风险说明和防范措施]

七、后续沟通

为确保沟通顺畅,建议:

1. 沟通机制
• 定期会议:每[频率]召开一次工作会议
• 联络人员:指定专人负责日常联络
• 沟通方式:[具体沟通方式]

2. 联系方式
项目负责人:[姓名]
职务:[职务]
电话:[联系电话]
邮箱:[邮箱地址]
地址:[联系地址]

八、特别声明

1. 本函仅代表我司目前的态度和意见,不构成法律承诺;
2. 如有变化,我司将及时通知贵公司;
3. 最终合作以正式签署的协议为准;
4. 我司保留对相关事项的最终解释权。

感谢贵公司的信任与合作,我司期待与贵公司在互利共赢的基础上,建立长期稳定的合作关系。

如有任何疑问,请随时与我司联系。

顺祝
商祺!

[发件方公司名称]
[发件人姓名]
[职务]
[日期:YYYY年MM月DD日]

附件:
1. 相关资料说明
2. 技术方案
3. [其他支持文件]

抄送:[相关部门/人员]
邀请函

函件编号:[函件编号]
日期:[YYYY年MM月DD日]

致:[收件方公司名称]
收件人:[收件人姓名/职务]

尊敬的[收件人称谓]:

您好!

值此[季节/时间]之际,我司诚挚邀请贵公司参加[活动名称]。现将相关情况函告如下:

一、活动概况

活动名称:[完整活动名称]
活动主题:[活动主题]
活动性质:[会议/展览/庆典/培训等]
主办单位:[主办方名称]
协办单位:[协办方名称]
支持单位:[支持方名称]

二、活动时间地点

活动时间:
• 开始时间:[YYYY年MM月DD日] [具体时间]
• 结束时间:[YYYY年MM月DD日] [具体时间]
• 活动总时长:[时长]

活动地点:
• 地点名称:[场地名称]
• 详细地址:[详细地址]
• 交通指引:[交通方式说明]
• 联系电话:[场地联系电话]

三、活动内容

1. 主要议程

[时间段]:
• [时间] - [时间]:[具体活动内容]
• [时间] - [时间]:[具体活动内容]
• [时间] - [时间]:[具体活动内容]

[时间段]:
• [时间] - [时间]:[具体活动内容]
• [时间] - [时间]:[具体活动内容]
• [时间] - [时间]:[具体活动内容]

2. 重点活动
• [重点活动一]:[活动描述和意义]
• [重点活动二]:[活动描述和意义]
• [重点活动三]:[活动描述和意义]

3. 特色环节
• [特色环节一]:[环节介绍]
• [特色环节二]:[环节介绍]
• [特色环节三]:[环节介绍]

四、参与价值

此次活动将为参与者带来以下价值:

1. 行业交流
• 与行业领袖面对面交流
• 了解行业最新发展趋势
• 分享成功经验和最佳实践

2. 商务机会
• 拓展商业网络和合作机会
• 寻找潜在客户和合作伙伴
• 展示企业形象和产品服务

3. 知识学习
• 获取前沿技术和管理知识
• 学习创新模式和解决方案
• 提升团队能力和竞争力

五、邀请对象

我们特别邀请以下人员参加:
• [目标参与者一]:[邀请理由]
• [目标参与者二]:[邀请理由]
• [目标参与者三]:[邀请理由]

六、参与方式

1. 参与角色
诚邀贵公司以[具体角色]的身份参与本次活动:
• [参与方式一]:[具体内容和要求]
• [参与方式二]:[具体内容和要求]
• [参与方式三]:[具体内容和要求]

2. 费用说明
• 参会费用:[费用标准]
• 费用包含:[包含内容]
• 费用不含:[不包含内容]
• 优惠政策:[优惠条件]

3. 报名方式
请于[截止日期]前通过以下方式报名:
• 在线报名:[网址链接]
• 电话报名:[报名电话]
• 邮件报名:[报名邮箱]
• 传真报名:[传真号码]

七、报名信息

请提供以下报名信息:

1. 企业信息
• 企业名称:
• 企业性质:
• 所属行业:
• 企业规模:
• 联系地址:

2. 参会人员
• 姓名:
• 职务:
• 联系电话:
• 邮箱地址:
• 特殊需求:

八、服务安排

我们将为参会者提供以下服务:

1. 会务服务
• 会议资料:[资料内容]
• 餐饮安排:[餐饮标准]
• 同声传译:[语言支持]
• 技术支持:[技术保障]

2. 交通住宿
• 机场/车站接送:[接送安排]
• 住宿推荐:[推荐酒店]
• 优惠协议:[优惠价格]
• 预订协助:[预订服务]

九、注意事项

1. 请提前确认参会并及时报名,以便我们做好接待安排;
2. 如有特殊饮食要求或其他需求,请在报名时说明;
3. 请携带名片以便交流,会议将提供网络交流平台;
4. 会议期间请保持通讯设备静音,配合现场管理;
5. 如因不可抗力导致活动变更,我们将及时通知。

十、联系方式

如有任何疑问,请随时与我们联系:

会务组联系方式:
联系人:[联系人姓名]
职务:[职务]
电话:[联系电话]
手机:[手机号码]
邮箱:[邮箱地址]
QQ/微信:[即时通讯]

紧急联系:
联系人:[联系人姓名]
电话:[紧急联系电话]

我们深信,贵公司的参与将为本次活动增光添彩,同时也将为贵公司带来宝贵的收获。

期待您的莅临指导!

顺祝
商祺!

[主办方名称]
[发件人姓名]
[职务]
[日期:YYYY年MM月DD日]

附件:
1. 活动详细议程
2. 交通住宿指南
3. 报名表
4. [其他相关资料]

抄送:[相关部门/人员]
感谢函

函件编号:[函件编号]
日期:[YYYY年MM月DD日]

致:[收件方公司名称]
收件人:[收件人姓名/职务]

尊敬的[收件人称谓]:

您好!

首先,请允许我代表[发件方公司名称]全体员工,向贵公司及您本人表示最诚挚的感谢!

一、感谢事由

此次致函,是为了感谢贵公司在[具体时间/项目]中给予我司的大力支持和帮助。具体表现在:

1. 主要贡献
• [具体贡献一]:[详细描述]
• [具体贡献二]:[详细描述]
• [具体贡献三]:[详细描述]

2. 重要意义
贵公司的支持对我司具有重要意义:
• [意义一]:[具体说明]
• [意义二]:[具体说明]
• [意义三]:[具体说明]

二、合作回顾

1. 合作历程
自[合作开始时间]以来,我司与贵公司的合作经历了以下重要阶段:

[时间段]:
• [合作内容]:[具体成果]
• [重要事件]:[事件影响]

[时间段]:
• [合作内容]:[具体成果]
• [重要事件]:[事件影响]

[时间段]:
• [合作内容]:[具体成果]
• [重要事件]:[事件影响]

2. 合作成果
通过双方的共同努力,我们取得了显著成果:
• 经济效益:[具体数据或成果]
• 社会效益:[具体影响]
• 技术进步:[技术提升]
• 品牌价值:[品牌影响]

三、具体感谢

1. 感谢贵公司领导
特别感谢贵公司[领导姓名/职务]的:
• [具体支持内容]
• [重要决策或指导]
• [关键时刻的帮助]

2. 感谢项目团队
衷心感谢贵公司项目团队成员:
• [团队成员/部门]:[具体贡献]
• [团队成员/部门]:[具体贡献]
• [团队成员/部门]:[具体贡献]

3. 感谢专业服务
深深感谢贵公司提供的专业服务:
• 技术支持:[技术支持内容]
• 质量保证:[质量保证措施]
• 售后服务:[售后服务表现]
• 应急响应:[应急处理能力]

四、收获与启示

通过与贵公司的合作,我司获得了宝贵的收获和启示:

1. 管理经验
• [管理经验一]:[具体学习内容]
• [管理经验二]:[具体学习内容]
• [管理经验三]:[具体学习内容]

2. 技术提升
• [技术方面一]:[提升内容]
• [技术方面二]:[提升内容]
• [技术方面三]:[提升内容]

3. 服务理念
• [服务理念一]:[学习感悟]
• [服务理念二]:[学习感悟]
• [服务理念三]:[学习感悟]

五、影响与价值

贵公司的支持为我司带来了深远的影响:

1. 直接影响
• 业务发展:[业务发展情况]
• 能力提升:[能力提升表现]
• 效率改善:[效率改善成果]

2. 长远价值
• 战略意义:[战略层面的意义]
• 发展机遇:[带来的新机遇]
• 竞争优势:[形成的竞争优势]

六、未来展望

1. 继续合作
我司诚挚希望与贵公司继续深化合作:
• 合作领域:[拟合作领域]
• 合作模式:[合作模式设想]
• 合作目标:[合作目标]

2. 互利共赢
我们将秉承互利共赢的原则:
• 优势互补:[具体互补方式]
• 资源共享:[资源共享计划]
• 共同发展:[共同发展愿景]

3. 服务承诺
我司郑重承诺:
• 持续改进服务质量
• 加强技术创新能力
• 完善合作服务体系
• 维护良好合作关系

七、特别致谢

在此,我们要特别感谢:

• [特别感谢对象一]:[感谢理由]
• [特别感谢对象二]:[感谢理由]
• [特别感谢对象三]:[感谢理由]

八、礼品表示

作为感谢的表示,我司特准备了[礼品名称]一份,希望您能够接受我们的一份心意。此礼品将于近期送达,请注意查收。

九、诚挚邀请

为了进一步加强双方的友谊与合作,我司诚挚邀请贵公司领导及相关人员:
• 访问我司:[邀请时间安排]
• 参加活动:[具体活动邀请]
• 交流座谈:[交流主题]

十、联系方式

如需进一步沟通,请随时与我们联系:

联系人:[联系人姓名]
职务:[职务]
电话:[联系电话]
邮箱:[邮箱地址]
地址:[联系地址]

再次感谢贵公司的大力支持!我们期待在未来的合作中创造更大的价值,实现共同发展的美好愿景。

最后,祝愿贵公司事业蒸蒸日上,祝您工作顺利,身体健康!

顺祝
商祺!

[发件方公司名称]
[发件人姓名]
[职务]
[日期:YYYY年MM月DD日]

附件:
1. 合作成果总结
2. 感谢礼品清单
3. [其他相关资料]

抄送:[相关部门/人员]

填写指导

称谓得体
根据对方职务和关系选择合适的称谓
内容具体
详细说明函件目的和具体要求
语言礼貌
使用礼貌用语,体现商务礼仪
格式规范
遵循商务函件的标准格式要求

四种类型说明

询价函 - 向供应商询问产品或服务价格
回复函 - 对来函进行正式回复和答复
邀请函 - 邀请参加活动、会议或合作
感谢函 - 对合作或帮助表示感谢

重要提示

  • • 函件格式要规范,体现企业专业形象
  • • 语言要得体礼貌,符合商务沟通规范
  • • 内容要准确具体,避免模糊表述
  • • 时间要合理安排,给对方充分考虑时间
  • • 联系方式要准确,便于后续沟通

✉️ 商务函件写作要点

称谓要得体

根据对方的职务、地位和双方关系选择合适的称谓。

目的要明确

开门见山地说明写函目的,让收函方快速了解要点。

语言要礼貌

使用礼貌用语和敬语,体现商务沟通的专业性。

内容要具体

详细说明具体事项、要求和条件,避免模糊表述。

时间要合理

给对方留出充分的考虑和回复时间,体现尊重。

格式要规范

严格按照商务函件格式要求,体现专业形象。

免费在线咨询